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Wie Sie Ihr E-Mail-Chaos in den Griff bekommen

(Bild: thinkstockphotos.de)

Wer kennt das nicht? Jeden Tag landen im Büro etliche E-Mails im Posteingang - und ehe man sich versieht, sind mehrere Hundert Nachrichten vorhanden. Die Folge: Man findet nichts mehr, verschwendet seine Zeit damit, sich durch die Unordnung zu suchen. Dabei übersieht man natürlich ab und zu Nachrichten, die eigentlich noch bearbeitet werden müssten, und kommt dadurch in zusätzlichen Stress.

Ordnersystem
Unterteilen Sie Ihr Postfach in mehrere Ordner und belegen Sie es - wo praktikabel - mit entsprechenden Nachrichten-Regeln, damit eingehende E-Mails automatisch den entsprechenden Ordnern zugeteilt werden. So kann es beispielsweise einen Ordner für Kunden-Korrespondenz geben, einen Ordner für betriebsinterne E-Mails, einen für E-Mails vom Chef, einen für eventuelle Newsletter. So sehen Sie gleich beim Einlangen der E-Mails, in welche Kategorie die Nachricht fällt, und können besser entscheiden, ob Sie sich sofort mit der E-Mail auseinandersetzen sollten oder erst später.

Zusätzlich brauchen Sie ein gutes Archivierungssystem, in das Sie alle E-Mails verschieben können, um sie so später schnell wiederzufinden. Es empfiehlt sich, pro Projekt bzw. pro Abteilung einen Ordner anzulegen sowie einen Ordner für allgemeine Informationen zu haben und je nach Anzahl der Mails noch eine weitere Untergliederungsebene einzufügen, wie etwa "EDV", "Freigaben" oder "Allgemeines".

Sofortige Entscheidung
Optimalerweise können Sie, wenn eine E-Mail in Ihrem Posteingang gelandet ist, sofort entscheiden, was Sie damit tun. Unwichtige Mails sollten Sie sofort löschen. Hier hilft eine einfach Entscheidungsregel: Müssen Sie darauf reagieren? Brauchen Sie sie zu Dokumentationszwecken oder zum Nachschlagen? Lautet Ihre Antwort jeweils nein, dann löschen Sie die E-Mail. Haben Sie eine Lösch-Hemmung, dann verschieben Sie sie in einen Ordner namens "Abfall-Ablage". Hier finden Sie sie leicht wieder, ohne löschen zu müssen, und können einmal im Jahr die Mails vor dem Datum X endgültig loswerden.

Im Posteingang sollten immer nur unbearbeitete E-Mails liegen. Können Sie eine E-Mail nicht gleich erledigen, dann stellen Sie den Status auf ungelesen. So wissen Sie immer, was Sie noch zu tun haben. Optimalerweise sollten nie mehr als 30 bis 50 E-Mails in Ihrem Posteingang sein. Können Sie eine E-Mail nicht innerhalb von vier Tagen bearbeiten, dann sollte es zusätzlich einen To-Do-Ordner geben, in dem Sie längerfristige Aufgaben sammeln.

Es ist auch sinnvoll, sich einmal am Tag eine bestimmte Zeit zum Archivieren der E-Mails zu reservieren, denn so können Sie Zeit sparen. Einmal pro Woche sollten Sie alle E-Mails im Posteingang dahingehend überprüfen, ob Sie sie schon abgearbeitet haben. Einmal im Monat empfiehlt es sich, die Ordner komplett durchzusehen und zu entscheiden, was gelöscht werden kann, bzw. Dinge zu archivieren, die liegen geblieben sind.

Intelligent verfassen
Wenn Sie selbst eine E-Mail schreiben, sollten Sie mit sprechenden Betreffzeilen arbeiten. Also, nicht einfach nur "Zur Info" oder "Allgemein", sondern einen Projektnamen und optimalerweise eine Aufforderung bzw. einen Status vergeben. Ein Beispiel: "Abrechnung Jänner zur Freigabe". So können Sie eingehende Antworten gleich besser zuordnen und bekommen schneller einen Überblick.

Zeiten zum Lesen von E-Mails
Auch untertags sollten Sie sich nicht durch jede eingehende E-Mail sofort ablenken lassen. In vielen Jobs ist dies leider nicht so einfach. Wenn möglich sollten Sie jedoch Zeiten definieren, in denen Sie sich Ihre E-Mails gesammelt ansehen: in der Früh, zu Mittag und am Nachmittag. So können Sie zwischenzeitlich ungestört arbeiten und sind effizienter beim Durchsehen Ihrer E-Mails.