Tipp der Woche

Mit diesen 5 Profi-Tricks meistern Sie Outlook

(Bild: ©Antonioguillem - stock.adobe.com)

Fast jeder Büroarbeiter kennt ihn, meisterhaft bedienen ihn aber nur wenige: Microsofts E-Mail-Client Outlook. Damit Sie in Zukunft wertvolle Zeit sparen und Ordnung in Ihr E-Mail-Chaos bringen können, haben wir fünf Profi-Tricks für Outlook zusammengetragen.

1. Mails schnell verschieben
Viele Outlook-Nutzer verschieben ihre E-Mails immer noch per Drag and Drop. Dabei gäbe es eine viel flottere Variante: Einfach auf die zu verschiebende Nachricht rechtsklicken und den Punkt "Verschieben" wählen. Jetzt noch den richtigen Ordner auswählen und schon ist die Nachricht verschoben.

2. Regeln bringen Ordnung ins Chaos
Um Nachrichten automatisch zu sortieren, empfehlen sich Regeln. So landen beispielsweise alle Mails eines bestimmten Kunden im richtigen Ordner. Um so eine Regel einzurichten, rechtsklicken Sie auf eine Nachricht des entsprechenden Gesprächspartners und wählen Sie im Menü "Regeln" - "Nachrichten von immer verschieben". Anschließend müssen Sie nur noch den Zielordner wählen und schon werden alle künftigen Mails automatisch in selbigen verschoben.

3. Ordner wechseln wie ein Ninja
Um zwischen den einzelnen Ordnern und Outlook-Funktionen hin- und herzuwechseln, nutzen die meisten Outlook-User die Maus. Es gibt aber eine Alternative: Mit "Strg + 1" gelangen Sie direkt in den E-Mail-Ordner, "Strg + 2" bringt Sie zum Kalender und "Strg + 3" zu Ihren Kontakten. Mit "Strg + Y" gelangen Sie in die Ordnerübersicht.

4. Nachrichten in Besprechungen verwandeln
Nachrichten können Sie jederzeit in Besprechungen umwandeln. Öffnen Sie die Nachricht und drücken Sie die Tastenkombination "Strg + Alt + R". Die Nachricht wird in eine Einladung umgewandelt. Geben Sie unter "An" alle gewünschten Besprechungsteilnehmer an. Legen Sie noch Ort, Anfangs- und Endzeit fest und klicken Sie auf "Senden". Alle Empfänger erhalten die Einladung - und die Besprechung wird in Ihren Kalender eingetragen.

5. Ungelesene E-Mails farbig markieren
Wenn Ihnen die Standard-Darstellung ungelesener Nachrichten zu unauffällig ist, können Sie dafür eine kräftigere Farbe wählen. Klicken Sie im Menü "Ansicht" auf "Ansichtseinstellungen", markieren Sie dort unter "Bedingte Formatierung" die die Option "Ungelesene Nachrichten" und wählen Sie unter "Schriftart" die neuen Darstellungsoptionen.