Tipp der Woche

So bewältigen Sie die E-Mail-Flut

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Sie bekommen zu viele E-Mails und der Posteingang quillt über? Wir haben fünf Tipps, wie Sie diese schnell abarbeiten, ausmisten und verhindern, dass Ihr digitales Postkastl wieder übergeht.

1. Die 5-Minuten-Regel
Wer sich eine E-Mail ansieht, sollte diese möglichst auch gleich bearbeiten. Gehen Sie wie folgt vor:
· Löschen, falls es unwichtig ist.
· Weiterleiten, falls es nicht Sie betrifft bzw. jemand anderer etwas zu erledigen hat.
· Archivieren, falls es abgelegt werden muss.
· Bearbeiten/Beantworten, falls das in weniger als fünf Minuten zu erledigen ist.
· Termin dafür einplanen, falls die Bearbeitung aufwendiger ist.

2. Mails in Aufgaben verwandeln
Im „Outlook“ lässt sich z. B. eine E-Mail, die nicht gleich abgearbeitet werden kann, in wenigen Schritten zu einer Aufgabe machen, um im Kalender eingetaktet zu werden. Dazu einfach die Mail anklicken und per Drag & Drop über das Aufgaben-Symbol halten.

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3. Kurzhalten und Bausteine verwenden
Wer die Betreff-Zeile gut wählt und E-Mails kurzhält, bekommt rascher einer Antwort. Knapp zu formulieren, spart also sowohl Zeit beim Schreiben als auch beim Erledigen der anstehenden Aufgaben. Zusätzlich können Sie im „Outlook“ für Standardtexte, die Sie sonst immer wieder schreiben würden, vorgefertigte, wiederverwendbare Textbausteine verwenden. Das spart ebenfalls Zeit beim Abarbeiten der Mails.

4. Feste E-Mail-Zeiten
Der größte Zeitfresser ist, immer wieder „zwischendurch“ in die Mailbox zu schauen. Legen Sie einen oder auch mehrere, feste Zeitblöcke am Tag fest, in welchen Sie E-Mails abarbeiten. Schalten Sie die Empfangssignale und -benachrichtigungen aus. So lassen Sie sich nicht immer wieder von Ihren Aufgaben ablenken und kommen insgesamt schneller voran.

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5. Newsletter abbestellen
Wer weniger in der Inbox hat, muss weniger abarbeiten. Bestellen Sie Newsletter ab, die Sie ohnehin nicht lesen, und reduzieren Sie die Zustellung von News-Mails von Apps, Social Media etc., indem Sie diese in den Spam- oder einen Unterordner eingehen lassen.